Trucos para trabajar con equipos remotos

Nos dedicamos principalmente a acompañar a clientes en su transformación organizacional además de que también impartimos formación y consultoría. Esto hace que la mayor parte del tiempo nos encontremos físicamente distribuidos por diferentes sitios.

En esta serie de artículos quiero contar como nos gestionamos internamente en Thinking, que herramientas utilizamos y que procesos seguimos con los objetivos de:

1) ser lo más transparentes posibles en cuanto a nuestro funcionamiento

2) aportar a la comunidad. Quizás a alguien le de ideas o inspire alguna de las cosas que hacemos.

Ahí vamos…

Este primer artículo quiero dedicarlo a las herramientas software que utilizamos en nuestro día a día por si puede ser de ayuda a otras empresas o autónomos que se encuentren en nuestra misma problemática de no tener oficina física y estar trabajando la mayor parte del tiempo en remoto.

Y es que aunque valoramos a la personas y sus interacciones por encima de todo, tener buenas herramientas resulta una pieza fundamental para conseguir que sean más eficientes y eficaces esas interacciones.

Trello

Podríamos decir que Trello es el corazón de Thinking with you ya que lo utilizamos de forma muy intensiva y en él tenemos toda la información relevante tanto de los proyectos como de las diferentes áreas de la compañía.

Para los que no lo conozcáis, Trello es un sistema de tableros y tarjetas muy sencillo y versátil. Tiene la posibilidad de incluir listas en el interior de las propias tarjetas y un gran número de posibilidades. Optamos por él por su gran sencillez y versatilidad para modelar los diferentes procesos de la compañía.

A groso modo contamos con los siguientes tableros:

  • Portfolio de proyectos: Tenemos la información de todas las iniciativas que llevamos a cabo desde Thinking. Os contaré un poco más en detalle sobre este tablero en próximos artículos.
  • Thinking in Thinking: Contiene información relativa a la parte más estratégica. Entre otras cosas aquí gestionamos: Estrategias, Objetivos, Líneas de Negocio, Listado de productos y servicios, Acciones de marketing y visibilidad y Acciones para la web.
  • Comunicación y Redes Sociales: El tablero donde reflejamos los siguientes artículos del blog que vamos a escribir y su responsable. También plasmamos la estrategia de redes sociales para algunos temas concretos.
  • Facturación: Tablero reflejado el estado de todas las facturas de la empresa tanto las que están “Pendientes de cobrar” como las que tenemos “Pendientes de pagar”.
  • Tablero de tareas concretas: Cada miembro del equipo cuenta con un tablero de tareas personales donde cada uno manejamos nuestro día a día. Cada persona lo gestiona de la manera que le es más útil.
  • Proyectos específicos: Algunos proyectos internos de largo recorrido los tenemos representados en tableros concretos. Esto nos evita tener demasiado ruido en el tablero de portfolio de proyectos.Todos los tableros comentados son visibles para todos los miembros del equipo siguiendo uno de nuestros principios de “Transparencia Total”.

Slack

Esta herramienta de chat corporativo se ha convertido en nuestro centro de conversaciones. Slack es como un whatsapp pero para empresa. De hecho, inicialmente empezamos con un canal de whatsapp donde estábamos todos. Pronto nos dimos cuenta que se mezclaban las conversaciones de diferentes temas y era muy complicado enterarse. Por ello decidimos pasar a Slack y la verdad es que estamos muy contentos.

Utilizamos un canal por cada cliente  con el que estamos colaborando de forma estable. De esta manera todas las conversaciones relativas a ese cliente se almacenan en un único punto.

También contamos con varios canales genéricos:

  • Daily: Es el canal donde hacemos la reunión diaria de sincronización. Es una reunión donde cada miembro del equipo comenta lo que le va ocurriendo en el día a día. No siempre todos los miembros podemos conectarnos pero sí que sabemos que en algún momento del día la gente va a escribir algo.

Esta reunión nos sirve sobre todo para estar todos enterados de lo que están haciendo el resto de compañeros. Al no contar con oficina física y estar gran parte de nuestro tiempo en las oficinas de los clientes a veces se pierde contexto e información interesante para el resto de compañeros.

Tenemos un bot enlazado gracias a una integración de Slack que nos avisa todos los días a las 8am que tenemos que sincronizarnos.

  • RSS: Slack cuenta con numerosas integraciones con diferentes servicios. Una de las integraciones más interesantes es la de poder conectar con un servicio de feeds o RSS de diferentes blogs. En este canal tenemos enlazados los blogs más representativos de tal manera que cuando se produce un nuevo artículo en alguno de ellos aparece un mensaje en este canal. Realmente útil para estar actualizados de las últimas publicaciones.
  • Finanzas: Este es un canal privado al que solo tenemos acceso los socios. Cualquier movimiento que se produzca en el tablero de finanzas aparece como mensaje en este canal. Útil para saber lo que pasa sin necesidad de entrar al tablero. Además también hablamos de facturas, cierres mensuales y trimestrales, pago de impuestos, etc. El canal más divertido de todos sin duda :-P.
  • Comunicación: Como os comentaba en la sección de Trello, toda la estrategia de comunicación (blog  y redes sociales principalmente) la gestionamos a través de un tablero Trello. En este canal, aparece como mensaje los movimientos que se producen en ese tablero. Nos viene bien para saber que nuevos artículos se van dando de alta en el tablero y las sucesivas revisiones y comentarios.

Google Drive

Es la herramienta que utilizamos para tener almacenada toda la información de la empresa a nivel de archivos. También la utilizamos para trabajar con los documentos en general ya que nos encanta el sistema de edición colaborativo on-line que es muy interesante para generar propuestas y documentos compartidos.

Calendario

Inicialmente nos resultaba complicado saber qué hacía cada uno y sobre todo que huecos tenía libres para concertar entrevistas o sesiones con clientes. Por ello, decidimos utilizar un calendario compartido donde cada uno va indicando sus citas. Utilizamos un sistema de nomenclaturas para saber que cita es de cada uno. Un ejemplo podría ser para mi caso: IA – Sesion de coaching Juan.

Algunos del equipo hemos empezado a utilizar una estupenda aplicación para gestión de calendarios como es Sunrise Calendar. Permite además de la tradicional gestión de citas cuenta con integración con Trello y Meetup entre otros por lo que podemos conseguir que aparezcan en nuestro calendario las tarjetas Trello con fecha de vencimiento así como diferentes eventos en Meetup

Video conferencia

Al no poder vernos físicamente todo lo que nos gustaría muchas reuniones debemos hacerlas por video conferencia. Hemos probado varios sistemas como Skype o Google Hangout y cada una tiene sus pros y sus contras. Skype nos resulta muy lento y se cae con bastante frecuencia por lo que resulta a veces toda una odisea contactar.

Por otro lado, Google Hangout funciona muy bien pero es necesario contar con invitación y cuenta de Google por lo que a veces se complica cuando quieres hablar con algún cliente o colaborador fuera del equipo habitual.

Hace poco descubrimos una formidable herramienta que también utilizan en Trello. Se llama appear.in. Nos ha sorprendido lo bien que funciona y nos permite tener todo lo que ya teníamos con Google Hangout o Skype: Compartir escritorio y chat. La cualidad mas importante es que no necesita usuario ni invitación alguna simplemente acceder a través de una url. Ahh!! y hasta 8 personas es gratuita :).

Y esto es todo. Actualmente utilizamos algunos planes gratuitos que nos proporcionan algunas herramientas mientras que otras hemos empezado a pagar ya que necesitamos funcionalidades adicionales que solo tienen las versiones de pago.

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