¿Por qué estar ocupado todo el tiempo es malo?

David Roncero

Cuando vamos a las organizaciones una de las mayores dolencias existentes es que viven en lo urgente constantemente porque dicen estar siempre hasta arriba de trabajo. Enlazan una tarea tras otra sin un mínimo tiempo de cambio de contexto o tiempo libre. ¿Tiempo libre en el trabajo? ¿Estás loco?

Hay una metáfora muy buena que me gusta utilizar en estos casos. Si te dedicas a serrar árboles y te pasas ocho horas al día simplemente cortando árboles, es más que probable que con el paso de los meses, la sierra empieza a desafilarse. Sólo cuando te tomes tiempo para afilar la sierra conseguirás mayor eficiencia, eso sí, a cambio de no estar ocho horas del tirón. A este concepto se le suele llamar holgura (slack en inglés).

Hoy en día no trabajamos cortando árboles, sino que nos dedicamos a hacer trabajos, mayoritariamente, que sólo requieren aplicar conocimiento o habilidades. ¡Genial! No tenemos que afilar sierras. Malas noticias, eso es sólo un engaño. Hoy en día en las empresas existen otro tipo de sierras que hay que afilar: comunicación entre equipos, revisión de procesos, mejora de habilidades y conocimientos y planificación. Sólo cuando tengo “tiempo libre” puedo dedicarlo a planificar acciones y tomar decisiones sin que la urgencia del día a día me haga perder de vista lo realmente importante, incluso descartar ciertas acciones que no aportan mayor valor. La detección del desperdicio (waste en la metodología Kanban) de los procesos es otra actividad en la que se puede invertir este tiempo no dedicado directamente a producir.

Un buen método para generar es limitar el trabajo en marcha (Work In Progress, WIP), de tal forma que en muchas ocasiones los miembros de los equipos se encontrarán con que han terminado la tarea que estaban realizando y no pueden empezar una nueva porque de hacerlo excederían el WIP. ¿Qué hago si no puedo trabajar? En estos casos, es importante tener un backlog de acciones de mejora al que poder acudir en estos momentos de holgura. Otra opción puede ser ayudar a otros compañeros a sacar adelante sus tareas para eliminar un cuello de botella en tu proceso o puedes dedicar ese tiempo a revisar todo el proceso completo de entrega de valor (nunca localmente, siempre globalmente). Sé que mucha gente en este punto pensará: si paro de producir entonces estaré generando menos valor. Y justo es aquí donde caemos en el falso pensamiento del talador de árboles.

Nuestra labor en las empresas de hoy en día no utiliza martillos Hoy en día ya no utilizamos sierras para desarrollar nuestro trabajo, nuestras herramientas somos nosotros mismos, nuestros cerebros, las relaciones que establecemos y el conocimiento que tenemos o podemos obtener. Nosotros y los equipos en los que trabajamos somos nuestra sierra para la entrega de valor, así que, si quieres mejorar en la entrega de valor, dedica tiempo a afilar la sierra y para ello necesitas no estar ocupado todo el tiempo.

Sólo cuando tienes tiempo libre puedes afilar la sierra. ¿Qué acciones son importantes de cara a tener holgura en tu organización?

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