Un mal endémico de las grandes organizaciones son las constantes reuniones, sobre todo en los mandos medios dentro de la jerarquía de las mismas. Los “jefes” de los departamentos se pasan la mayor parte del tiempo reunidos; me atrevería a decir que el 80% basado en la observación de mi entorno. Unido a ello existe otro mal endémico cultural tanto empresarial como social en España que es la impuntualidad. Pocas de todas esas reuniones empiezan a su hora con los consiguientes tiempos de espera que pocas veces son productivos.Echemos cuentas. Imaginemos que en un departamento se realiza una media de cinco reuniones a la semana y de media se convocan cuatro personas. No exagero si calculo que de media las reuniones empiezan con diez minutos de retraso. Si sumamos el tiempo acumulado de la gente que está esperando a que las reuniones empiecen tenemos: 5 reuniones x 4 personas x 10 minutos = 200 minutos de improductividad a la semana (un 8,3% del tiempo). Suponiendo que el sueldo de un mando medio es de entre 40k€ y 50k€ al año, la impuntualidad le cuesta a la organización entre 3,3k€ y 4,15k€. Es decir, la impuntualidad en las reuniones cuesta el sueldo de un mes de un empleado.
El tiempo es dinero.
En Thinking with You nos gusta mucho el cambio orgánico, es decir, sembrar pequeñas semillas en distintos puntos de la organización que calen poco a poco en un equipo, varios equipos y un departamento para cambiar una organización. Como facilitador de reuniones tengo las siguientes normas
- Las reuniones empiezan puntualmente con el objetivo de respetar el tiempo de la gente que ha sido puntual.
- Tener claro el objetivo de la reunión y acordarlo con todos los asistentes. Esto permite saber si lo que se está tratando aporta valor para la reunión en concreto.
- Poner timebox a las conversaciones o actividades. Tendemos a rellenar el espacio que nos den. Si tenemos dos horas haremos una reunión de dos horas y quizá la calidad del resultado no difiere mucho de si tuviéramos sólo una hora.
- Interrumpir conversaciones. Al tener claro el objetivo como facilitador suelo interrumpir aquellas conversaciones que se escapan al objetivo concreto.
- Anotar las cosas importantes que deben ser tratadas en otro momento. Puesto que a menudo surgen temas importantes que se escapan del objetivo concreto de la reunión, solemos poner un Parking lot donde aparcar los temas importantes a ser tratados.
- ¡Acabar en hora! El origen de muchos retrasos en reuniones es que las anteriores terminan tarde. Se pueden quedar cosas en el tintero, no es un problema, se convoca una nueva reunión con ese objetivo.
Al final de la semana tenemos la sensación de que nos hemos pasado la semana en reunión y además que no hemos sido productivos. La productividad nace de cada decisión y de ser excelente en cada detalle del día a día. Y ser puntual es un símbolo de excelencia profesional.
