Muchas de las organizaciones con las que trabajo nos contactan por necesidades relacionadas con el tiempo: tiempo de desarrollo, tiempo de llegada al mercado, tiempo de gestión… A menudo recurren a la implementación de Kanban como solución a sus problemas.
Me viene a la cabeza el momento en el que me quise comprar mi primera bicicleta de carretera e hice una primera búsqueda en internet. El precio era inversamente proporcional al peso y calidad de la misma. Tenía dos opciones, comprarme una bicicleta que costaba entre 2.000€ y 3.000€ que pesase unos 7 kilos, o comprarme una bicicleta de unos 500€ que pesase 9 kilos y entrenar duro para perder yo los 2 kilos que, por entonces, me sobraban.
Implementar Kanban puede asimilarse a comprar una bicicleta de 2.000€ sin haber adelgazado. Os voy a contar cómo adelgazar los procesos de una organización sin tener que invertir en un grandísimo cambio metodológico.
En el mundo de la manufactura en los años 50 se detectaron los siete desperdicios que generaban ineficiencias en los procesos de entrega de valor: sobreproducción, transporte, tiempo de espera, exceso de procesos, inventario, movimientos, defectos en el producto y personal subutilizado. Por su lado, Mary y Top Poppendieck tradujeron estos siete desperdicios de la manufactura en sus equivalentes en el desarrollo de software: trabajo hecho a medias, funcionalidad extra, reaprendizaje, transferencias de conocimiento, retrasos, paralelismo con tareas y defectos.
Localizar estas ineficiencias en nuestros flujos de entrega de valor puede servirnos para adelgazar nuestros procesos y ganar en eficiencia de una forma rápida y barata. He aquí ejemplos de cada una de esas 7 categorías que he detectado en los últimos años:
01. Trabajo hecho a medias
A nivel macro, todo aquello que no llega al cliente no aporta valor y, por lo tanto, no crean beneficio; a nivel micro, emails a medio escribir, conversaciones que se quedan a medias por interrupciones, cosas que se empiezan y se olvidan por una mala gestión de las tareas, etc.
02. Funcionalidad extra
Todo aquello que no me han pedido entra en esta categoría, en el caso del software, funcionalidad que no estaba en el alcance (y que probablemente no se use), informes que no sirven a ningún propósito.
03. Reaprendizaje
Aunque siempre se ha dicho que el saber no ocupa lugar, me temo que no es cierto. Planificar con demasiada antelación, identificar acciones en un futuro muy lejano, reinventar la rueda, es decir, hacer algo que ya existe en el mercado y aprender a hacerlo desde cero, son claros ejemplos de ineficiencias.
04. Transferencias de conocimiento
Cuanta más comunicación exista mayor es la probabilidad de perder información, como cuando andamos de corre-ve-y-dile vía correo electrónico u otro medio o utilizamos medios poco apropiados, como chats o mail en lugar de una llamada telefónica o una conversación cara a cara.
05. Retrasos
Quien haya implementado un sistema Kanban o haya empezado un proto-kanban sabrá que las dependencias externas son grandes generadores de ineficiencia. Las validaciones burocráticas o jerárquicas, ritmos de entrega de valor distintos, que los medios tecnológicos no respondan con rapidez (ordenadores, móviles o redes de comunicación) son ejemplos de ineficiencias.
06. Paralelismo con tareas
No, no se pueden hacer dos cosas a la vez, al menos no dos cosas con calidad. La multitarea genera muchos cambios de contexto y los cambios de contexto requieren tiempo para volver a alcanzar un nivel de productividad alto. La mayoría de las interrupciones generan cambios de contexto, incluyendo preguntas de compañeros, aplicaciones móviles, notificaciones en el ordenador, llamadas telefónicas, por no hablar de las autointerrupciones que a veces nos provocamos cuando, estando haciendo una tarea, empezamos otra sin plantearnos las prioridades.
07. Defectos: para mi la calidad no es negociable
Cualquier entrega de valor que retorna para ser revisada ha generado una inversión en tiempo y dinero que ha sido ineficiente ya que, al regresar para revisión, hay que volver a hacer inversión de tiempo en buscar los errores y solucionarlos. No sólo productos que se entregan a los clientes con fallos son una ineficiencia, sino también aquellas cosas intermedias que entregamos a clientes internos que retornan por falta de información o errores. Todo ello genera una pérdida de productividad.
La frase “no tengo tiempo” me invita mucho a la búsqueda de ineficiencias primero, ya que, de forma muy barata, podemos mejorar nuestra productividad y eficiencia con una mera revisión de estas siete categorías. De esta forma podemos adelgazar nuestros procesos antes de invertir miles de euros en herramientas ligeras para nuestros procesos ineficientes.
