19 Herramientas para trabajar en remoto

Hace un tiempo os contábamos en este artículo Trucos para trabajar con equipos en remoto, de nuestro compañero Israel Alcázar, algunas de las herramientas que utilizamos en Thinking With You para organizarnos alrededor del trabajo y mantener la conexión. Esta vez ampliamos la información para hablaros de las principales herramientas que, a día de hoy, conocemos.

Herramientas para comunicación:

• Slack. En Thinking es nuestra principal herramienta de comunicación interna. La utilizamos con diferentes canales, divididos por temáticas cada uno de ellos: clientes, proyectos, etc. También nos permite el uso de grupos privados y el uso de emojis que, por ejemplo, nosotros utilizamos para tomar decisiones rápidamente. Aquí nuestra recomendación es no subir imágenes ni Gifs, para evitar que sature el alcance de los historiales.
• Zoom. ¿Y si necesitamos vernos? Esta es la herramienta perfecta. Con Zoom podemos trabajar de forma distribuida hasta 100 personas a la vez, gratuitamente, e incluso llegar a las 1000, según el plan contratado. Tenemos también la posibilidad de crear diferentes salas y subsalas virtuales para trabajar en equipo o en plenario. Es muy útil para reuniones grandes o incluso formaciones en remoto.
• Meet. Por la facilidad de uso, esta es la aplicación de Google con la que hacemos videoconferencias en Thinking. Hangouts Meet está integrado con Google Calendar, y puedes conectarte a las reuniones directamente desde allí o desde una invitación al email. Recomendamos esta herramienta para sesiones más informales o de pocas personas (hasta 10 personas aproximadamente).

Herramientas para trabajo colaborativo:

• Miro. ¡Uno de los grandes descubrimientos para nosotros este año! Nos permite trabajar en un gran lienzo con Post-Its virtuales, mapas mentales, imágenes, etc.,  y mover la información en tiempo real con diferentes usuarios conectados a la vez. Muy útil para formaciones en remoto y para sesiones de ideación, Design Thinking, Inceptions, o simplemente para volcar un Excel de una manera más visual (¡y de forma automática!)
• Mural. Una herramienta para las reuniones colaborativas. Permite que en remoto se pueda interactuar alrededor de un tablero digital. Perfecto para sesiones de ideación y brainstorming.
• Aww. Es una pizarra digital con la que dibujar, hacer bocetos y escribir. Tiene la opción de poder invitar a otra persona a través de un link, por lo que nos permite trabajar simultáneamente -aunque estemos en remoto- sobre la misma pizarra. Por supuesto, nos da la opción de compartir y descargar el resultado final.
• Witeboard. Microsoft Whiteboard es una pizarra digital para la colaboración entre equipos, tanto en persona como en remoto, de manera simultánea, y a través de diferentes dispositivos. Las personas pueden dibujar, escribir, poner post-its digitales o fotografías, y moverlas a su antojo. Es bastante sencilla de utilizar, y aunque requiere un pequeño periodo de aprendizaje de cómo explotar la herramienta al máximo, después merece la pena.
• Stormboard. Es una herramienta que aglutina las posibilidades de Miro o Mural, pero que integra también una pizarra como la de Microsoft Whiteboard. Cuenta con plantillas y con posibilidad de compartir videos, archivos excel, documentos word, pdf, etc. Tiene, además una parte de chat, otra de tareas y un apartado para ver la actividad. Es una herramienta algo más compleja de utilizar, pero mucho más completa.

Herramientas para organizar el trabajo:

• Trello. Junto con Slack, es otro de nuestro pilares para la gestión de Thinking como organización. Basado en el Método Kanban, se compone de diferentes grupos y tableros virtuales que se pueden administrar y utilizar de forma colaborativa para crear flujos de servicios, listados de tareas, checklist… Además, tiene integración con Drive, Slack, Jira y muchísimas otras herramientas de gestión del trabajo.
• Kanbanize. Muy similar en uso a Trello. Creada por una empresa lean y con la intención de gestionar el trabajo de manera eficiente. Una de sus características más interesantes es la gran cantidad de automatizaciones que permite crear para gestionar los flujos de forma bastante intuitiva, aunque como desventaja no nos permite trabajar sin conexión.
• Asana. Una completa herramienta que integra comunicación, tableros, calendario, planificador, repositorio, etc. con un montón de posibilidades para equipos y para la gestión de diferentes proyectos en un mismo espacio virtual.
• Teams. Al igual que Asana, Teams es la versión corporativa de Microsoft que también integra gran parte de las herramientas en una, permitiéndonos tener todo en un mismo lugar.

Repositorios de documentos:

• Drive. En TWY dimos de alta un plan business con GSuite, por lo que las prestaciones, la capacidad de almacenamiento y las oportunidades para compartirlo dentro del equipo (y crear carpetas compartidas con invitados), nos permiten almacenar con orden todo el trabajo que desarrollamos. Entregables, propuestas, documentos, posts…
  • GooglePhotos. Para los vídeos y fotografías optamos por utilizar esta aplicación dentro de GSuite. Nos aporta mucha capacidad de almacenamiento, y nos permite compartir fácilmente cada carpeta de contenido audiovisual.
• OneDrive. Una opción más para centralizar documentos, específica de Microsoft. ¡Para los equipos que trabajan con Teams es perfecto! (Está integrado)
• Dropbox. Otro repositorio conocido para almacenar documentos. No es el que más utilizamos porque desde GSuite tenemos toda la funcionalidad que necesitamos en el equipo, pero es útil para centralizar y ordenar contenido compartido y abierto sin necesidad de ser usuario de Google o de Microsoft.

Otras herramientas:

• Doodle. Esta aplicación es muy útil para ponernos de acuerdo con fechas. Ahí proponemos todas las opciones. Por ejemplo para acordar un fin de semana de casa rural. La opción más votada se propone como definitiva en nuestra organización.
• Loomio. Se trata de una herramienta de software libre, diseñada para tomar decisiones de forma colectiva sin necesidad de estar reunidos o de esperar con largas cadenas de emails. Inspiradora por su enfoque colaborativo y sociocrático.
• Kahoot. Es una herramienta estrella para hacer los aprendizajes y presentaciones divertidos. Además, tiene funcionalidades para preparar formaciones y gamificación de eventos.
• Mentimeter. ¡Funciona genial en eventos! Sirve para hacer interactivas las presentaciones y eventos. Solemos utilizar esta herramienta. Nos permite preparar presentaciones y lanzar preguntas al auditorio y, que a su vez, podamos ver sus respuestas en tiempo real con gráficas, nubes de palabras, ranking de opciones…etc.

Es muy probable que encontremos a partir de ahora muchas más herramientas de sincronización y trabajo colaborativo a través de plataformas digitales.

A nosotros nos gusta empezar a utilizar cualquiera de ellas como si fuera un “experimento”. Somos partidarios de probar las herramientas y, en lugar de dejarnos dominar por ellas, hacerlas útiles para el equipo y para el ecosistema TWY, comprobando de primera mano, si nos unen y si suman a nuestra autonomía y responsabilidad.

¿Conoces otras herramientas para el trabajo remoto o distribuido? ¡Comparte con nosotros tu opinión sobre estas o cualquier otra que nos puedas recomendar!